Qué es la gestión del conocimiento y casos de uso

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29 de agosto | Por Juan Merodio

La gestión del conocimiento ha pasado de ser un concepto emergente a convertirse en una estrategia esencial para las organizaciones que buscan mantenerse competitivas en un entorno globalizado y dinámico.

¿Qué es la Gestión del Conocimiento?

La gestión del conocimiento es un proceso sistemático que permite a las organizaciones y negocios online crear, compartir, utilizar y gestionar su conocimiento e información de manera efectiva. Su objetivo es maximizar la eficacia en la toma de decisiones, mejorar la eficiencia operativa y fomentar la innovación mediante el uso de la experiencia y el saber acumulado dentro de la empresa.

 

Ventajas de la Gestión del Conocimiento

1. Acceso Rápido a Información Precisa: Facilita la toma de decisiones más informadas y efectivas, reduciendo errores y aumentando la calidad del trabajo.
2. Fomento de la Innovación: El intercambio de ideas y experiencias permite a los empleados desarrollar nuevas soluciones y productos.
3. Optimización de Procesos: Reutilizar el conocimiento existente evita la duplicación de esfuerzos, ahorrando tiempo y recursos.
4. Continuidad Operativa: Capturar el conocimiento de empleados experimentados asegura que la información crítica no se pierda cuando estos se retiran.
5. Mejora de la Moral y Satisfacción: Un entorno que promueve el aprendizaje continuo y el intercambio de conocimientos puede mejorar la moral y la satisfacción de los empleados.
6. Adaptabilidad al Mercado: Permite reaccionar más rápidamente a los cambios del mercado, adaptarse a nuevas oportunidades y superar a la competencia.
7. Eficiencia en la Formación: Facilita la creación de programas de formación más efectivos, utilizando el conocimiento acumulado para educar a nuevos empleados.

Desventajas de la Gestión del Conocimiento

1. Resistencia al Cambio: Los empleados pueden resistirse a compartir su conocimiento por temor a perder su ventaja competitiva personal.
2. Costos de Implementación: Requiere inversiones en tecnología, formación y a veces la contratación de personal especializado.
3. Complejidad Tecnológica: Implementar y mantener herramientas adecuadas puede ser complejo y costoso.
4. Dificultad para Crear una Cultura de Compartición: Cambiar la mentalidad de los empleados y crear un entorno de confianza y apertura puede llevar tiempo.
5. Riesgo de Sobrecarga de Información: Una gran cantidad de información puede abrumar a los empleados, dificultando la identificación y utilización del conocimiento relevante.
6. Riesgos de Seguridad y Privacidad: El almacenamiento y manejo de grandes cantidades de información sensible pueden plantear riesgos de seguridad.
7. Dificultad para Medir el Impacto: Puede ser difícil cuantificar el impacto directo en los resultados financieros de la empresa.

 

 

Características de la Gestión del Conocimiento

1. Captura de Conocimiento

Involucra la creación y mantenimiento de documentos, manuales, procedimientos y guías que encapsulan el conocimiento dentro de la organización. Utiliza herramientas como bases de datos y sistemas de gestión de documentos.

2. Almacenamiento de Conocimiento

Utiliza repositorios organizados como bibliotecas digitales y archivos compartidos para asegurar que la información esté accesible y segura.

3. Distribución de Conocimiento

Las plataformas internas como intranets y portales facilitan el acceso y la distribución del conocimiento entre los empleados.

4. Aplicación de Conocimiento

Se manifiesta en la mejora continua de procesos y prácticas existentes, utilizando el conocimiento adquirido para optimizar operaciones y resolver problemas.

5. Creación de Conocimiento

Iniciativas de investigación y desarrollo son esenciales para generar nuevo conocimiento. La colaboración entre empleados es vital para la creación de conocimiento colectivo.

6. Compartición de Conocimiento

Crear una cultura organizacional que valore y promueva el intercambio de conocimientos es crucial, incluyendo incentivos para compartir información.

7. Accesibilidad del Conocimiento

Implementación de sistemas de gestión que organizan la información de manera que sea fácilmente recuperable.

8. Protección del Conocimiento

Medidas de seguridad como controles de acceso y cifrado de datos son esenciales para proteger el conocimiento sensible.

9. Evaluación y Medición del Conocimiento

Uso de métricas e indicadores para evaluar la efectividad de las iniciativas de gestión del conocimiento.

10. Integración con Procesos de Negocio

La gestión del conocimiento debe estar alineada con los objetivos estratégicos de la organización.

11. Tecnología y Herramientas

Herramientas como Microsoft SharePoint y Confluence facilitan la colaboración y compartición de conocimientos.

12. Desarrollo y Capacitación

Programas de capacitación que desarrollan habilidades relacionadas con la gestión del conocimiento son esenciales para una gestión efectiva.

 

 

Modelos de Gestión del Conocimiento

Modelo SECI de Nonaka y Takeuchi

Describe cómo el conocimiento tácito y explícito se transforma y se expande en un proceso dinámico.

Modelo de Ciclo de Vida del Conocimiento de Wiig

Se centra en el ciclo de vida del conocimiento, abarcando desde su creación hasta su aplicación.

Modelo de Gestión del Conocimiento de Probst, Raub y Romhardt

Se centra en el ciclo completo de la gestión del conocimiento, dividido en ocho bloques principales.

Modelo de Dinámicas del Conocimiento de Boisot

Explora cómo el conocimiento fluye y se transforma a través de diferentes fases.

Modelo de Gestión del Conocimiento de Gamble y Blackwell

Destaca la importancia de la infraestructura organizacional y la cultura del conocimiento.

Modelo de Capital Intelectual de Edvinsson y Malone

Se enfoca en medir y gestionar el capital intelectual de una organización.

 

 

Ejemplos de Gestión del Conocimiento

McKinsey & Company

Utiliza comunidades de práctica internas para compartir conocimientos, metodologías y mejores prácticas.

Google

Implementa programas robustos de aprendizaje continuo a través de su plataforma «Grow with Google».

Microsoft

Usa SharePoint para gestionar y compartir documentos y conocimientos a nivel global.

IBM

Captura el conocimiento de sus empleados expertos antes de su jubilación utilizando herramientas como wikis y bases de datos internas.

Procter & Gamble

Utiliza plataformas de innovación abierta para colaborar con universidades, start-ups y expertos externos.

 

Preguntas Frecuentes sobre la Gestión del Conocimiento

¿Cuáles son los Desafíos de la Gestión del Conocimiento?

Resistencia al cambio, dificultad para medir el ROI, gestión de grandes volúmenes de información y protección de la propiedad intelectual.

¿Cómo se Mide el Éxito de la Gestión del Conocimiento?

Mediante indicadores como la cantidad de conocimiento capturado y compartido, mejora en la toma de decisiones, reducción de costos operativos, innovación generada y satisfacción de empleados.

¿Cuál es la Diferencia entre Gestión del Conocimiento y Aprendizaje Organizacional?

La gestión del conocimiento se centra en la captura y distribución sistemática del conocimiento, mientras que el aprendizaje organizacional abarca el proceso de adaptación y mejora continua basada en la experiencia y el aprendizaje colectivo.

 

En resumen, la gestión del conocimiento es una herramienta poderosa para cualquier organización que busque mejorar su eficiencia, fomentar la innovación y mantener una ventaja competitiva. Con una implementación adecuada, se pueden superar los desafíos y maximizar los beneficios, transformando positivamente la organización.

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