5 Beneficios de reunirte con tus clientes de manera online

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19 de diciembre | Por Juan Merodio

Los tiempos han cambiado y la forma de trabajo también.

Hace unos días leí un artículo de la revista Forbes titulado The Freelance Revolution Is Here: Is Your Organization Ready? en el que se hablaba de los cambios que se están produciendo en la forma de trabajar en las empresas, de las posibilidades que ofrece el teletrabajo y el modelo de contratación en base a freelance, que ofrecen sus productos y servicios a determinadas empresas y que trabajan de forma remota aunque formen parte de un equipo. El artículo destacaba la necesidad de cambio de las empresas para adoptar a este modelo que viene y que cada año crece más en todos los países. Por que para poder trabajar con freelance y que esto funcione, se necesita contar con un modelo en tu empresa mucho más flexible que permita a las mismas obtener los máximos beneficios de trabajar con estos nuevos profesionales y de obtener lo mejor de sí mismos.

Todavía son muchas las ofertas de trabajo que me encuentro en el que solicitan un perfil freelance para una determinada tarea, pero que luego requieren que el perfil se encuentre en la misma ciudad para tener reuniones semanales. Sin duda, este es un ejemplo de las limitaciones que puede suponer, tanto desde el ámbito de la empresa, como desde el ámbito del freelance. Veamos por qué:

1.  Desde el punto de vista de la empresa, es la misma la que se está limitando teniendo que encontrar a una persona que esté ubicada en la misma ciudad o zona geográfica.
2.  Desde el punto de vista del freelance, el desplazamiento a reuniones muy periódicas supone un handicap en el modelo de trabajo que él mismo busca.

Por ello, en el post de hoy, quiero hablaros de web meeting, es decir, de las reuniones online, de los beneficios que tiene realizarlas así y de los diferentes usos que podemos darle. El web meeting puede emplearse no solo para reunirte con parte del equipo de tu propia empresa, si no también para hacerlo con tus clientes, obteniendo así múltiples beneficios.

Vamos a verlos.

Cuando reunirte de forma digital con tus clientes

Son muchas las situaciones en las que puedes emplearte con tus clientes de forma digital y desde mi punto de vista no hay ninguna diferencia entre hacerlo de forma online o de forma presencial. Por lo tanto, si nos planteamos la pregunta de ¿cuándo reunirme de forma digital con mis clientes o empleados? mi respuesta es en todos los casos.

Si nos planteamos la pregunta de ¿cuándo reunirme de forma digital con mis clientes o empleados? mi respuesta es en todos los casos.

Incluso, te diría que son muchas las ventajas de reunirte de forma digital a través de web meeting que de hacerlo de forma presencial.

Beneficios de reunirte de forma digital con tus clientes a través de web meeting

1. Menos costes: la persona que se desplaza tiene que asumir unos costes, que son abonados directamente por la empresa, o por los propios clientes, por lo que se convierte en un gasto a tener en cuenta. Si la reunión es en oficina habría que incluir aquellos víveres que queramos ofrecerle como café, agua, tentempié… En el caso de que la reunión se haga durante una comida o cena, habría que sumar también este coste y tener en cuenta que no suelen ser sitios baratos, si no más bien de un caché elevado, por eso de la imagen. Por ello, reunirse por web meeting elimina estos costes innecesarios para todos.
2. Menor tiempo en reuniones: al hacerse una reunión por web meeting, se tienen a ir un poco más al grano, evitando la conversación paja que no sirve para nada. Ojo, con conversación paja no me refiero a establecer un vínculo con tu cliente, si no a no perder el tiempo con divagaciones que no llevan a ningún lado.
3. Mejor seguimiento de los proyectos: si completamos la realización de las reuniones online con las opciones que nos dan los archivos compartidos es más fácil crear una acta y un plan de acción en la que todos los involucrados puedan acceder y actualizar de forma inmediata cada novedad respecto al proyecto o tema tratado.
4. No tienes límites físicos a la hora de elegir a tu equipo: esta opción está muy relacionada con el tema de los freelance que comentaba previamente en referencia al artículo de Forbes. Si optas por las reuniones online con tu equipo, podrás seleccionar al mejor perfil, independientemente de la ubicación del profesional y de la distancia entre ambos.
5. Toma de decisiones más rápida: se suele ir más al grano, con exposiciones de los participantes más centradas en el objetivo de la reunión, pudiendo tomar las decisiones de esta forma más fácilmente. Además, debido al momento actual en el que nos encontramos, que provoca que se produzcan muchos cambios a lo largo de diferentes periodos de tiempo, ayuda también a tomar cambios y decisiones rápidas.
6. Las personas precisas en el lugar preciso: seguro que si trabajáis o habéis trabajado en empresas por cuenta ajena, estaréis de acuerdo conmigo en que en España pecamos de reunirnos de forma excesiva. De repente te encuentras en una reunión con más de ocho personas reunidas cuando realmente las involucradas en un proyectos solo son cuatro. Esto se limita bastante cuando hablamos de reuniones online
7. Acceso a las reuniones en cualquier momento: normalmente, cualquiera de las herramientas que seleccionemos para hacer nuestro web meeting nos va a dar la opción de grabar las reuniones, pudiendo así tener acceso a ellas en el momento y lugar que necesitemos.
8. Se aumenta la productividad: al evitar los desplazamientos y no tener que contar con este tiempo, la productividad de los trabajadores se incrementa, ayudando así

Herramientas para hacer tu web meeting

A la hora de elegir tu herramienta de web meeting, tienes que tener en cuenta que pueda ofrecerte las siguientes características:

• Fácil instalación en tu ordenador, o incluso, acceso sin tener que descargar nada.
• Posibilidad de utilizarlo desde diferentes dispositivos.
• Posibilidad de conectarse también a través de teléfono.
• Herramienta segura, puesto que en las reuniones se tratan temas que corresponden con la estrategia de negocio, actualidad y futuro de la empresa.
• Grabación de las reuniones.
• Imagen de video en alta definición.
• Posibilidad de compartir pantalla.
• Posibilidad de múltiples usuarios hablando.

Una vez vistas las características generales que son necesarias en una herramienta de web meeting, quiero hablarte de varias que son las más comunes.

 

Zoom es una de las herramientas que más me gustan a la hora de realizar reuniones. Es una herramienta freemium, que cuenta con unas funcionalidades gratuitas más que interesantes: puedes hacer reuniones de hasta 100 participantes con un límite de 40 minutos,  reuniones 1 and 1 ilimitadas, sin número límite de reuniones y además cuenta con soporte en línea. En el caso de que quieras trabajar con funciones de administrador o grabar las reuniones tienes que pasarte ya a un plan pro. El más económico va desde 13,99 euros al mes.

 

Google Hangouts es la herramienta de Google que te permite establecer reuniones y que si cuentas con GSuite, una de las soluciones para empresas de Google, tendrás incluida para poder utilizar entre todos tus empleados, tanto a nivel de video cómo nivel de chat. Los beneficios que destaco de esta herramienta es que todo esta absolutamente integrado con cada una de las herramientas de Google: desde el calendario, el email, los documentos compartidos a través de Drive… una de las mejores soluciones si cuentas, como te he dicho con un plan de GSuite.

 

Skype es sin duda la primera herramienta que utilizamos para tener reuniones online y que todavía hoy muchas personas eligen como opción. Además de la suscripción, Skype permite comprar crédito para llamar a todo tipo de países.

Go to Meeting es una plataforma también muy reconocida y que se emplea sobre todo en empresas con un gran número de personal. La prueba gratuita de GoTo Meeting tiene un límite de hasta 250 asistentes y un periodo de 14 días para probar la herramienta. Posteriormente el precio de la herramienta iría desde los 24 euros al mes (para planes mensuales, disponen de un 20% de descuento si se paga de forma anual). Sin embargo, el plan más pequeño permite reuniones de hasta 10 invitados, eso sí, con vídeo de alta definición en hasta 11 cámaras web, un chat privado de empresa y acceso telefónico a las videoconferencias. Los siguientes planes ya pasarían a incluir 150 y 250 participantes a un precio mensual de 36€ y 59€ mensuales.

 

 

Algunas de las herramientas vistas incluyen todas las opciones y características que he comentado previamente que suelen ser necesarias, y otras tienen solo algunas de ellas. A la hora de elegir una te recomiendo que las estudies en profundidad y selecciones aquella que cumpla con las funciones que son necesarias para ti. De nada sirve contratar una herramienta que tenga muchísimas características a un precio más elevado, si realmente no vas a emplear muchas de las funcionalidades. Además de estas herramientas existen otras muchas que podríais emplear, sin embargo, he querido incluirte aquellas que he utilizado en algún momento y que se que funcionan bien.

Además de para reuniones de empresa, ¿sabes que también puedes emplear muchas de las herramientas para realizar webinars con tu público objetivo? Los webinars son una herramienta de marketing de contenidos que puede ayudarte a crecer en tu negocio. Si te interesa sacarle otro partido a estas herramientas o quieres empezar a utilizar los beneficios de los webinars en tu estrategia digital, te invito a leer mis post: Cómo usar los webinars en tu estrategia de marketing de contenidos y las mejores herramientas para preparar un webinar.

Ahora cuéntame en los comentarios, ¿utilizas ya las posibilidades del web meeting en tu empresa?👇

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